Een ziekmelding is nooit prettig. Je maakt je zorgen, wilt weten hoe het gaat en vooral: hoe lang je werknemer uit de running is. Misschien denk je er zelfs aan om meteen even langs te gaan. Maar mag dat eigenlijk wel? En wat kun je doen zonder de privacyregels te schenden?
Wat mag je wél vragen?
Bij een ziekmelding wil je natuurlijk graag weten wat er aan de hand is. Maar let op: je mag lang niet alles vragen. Medische gegevens zijn strikt beschermd onder de AVG (Algemene verordening gegevensbescherming). Dat betekent dat je bijvoorbeeld niet mag vragen wat iemand precies mankeert.
Wat kun je dan wel vragen? Denk aan praktische dingen die je nodig hebt om het verzuim goed te registreren en je organisatie draaiende te houden. Bijvoorbeeld waar en hoe je de medewerker kunt bereiken, hoe lang hij of zij denkt afwezig te zijn en of er nog lopende taken zijn die moeten worden overgenomen. Ook kun je vragen of er (licht) werk is dat nog wél gedaan kan worden. Gaat het om een arbeidsongeval of een situatie waarvoor regres mogelijk is? Dan mag je ook dáár voorzichtig naar informeren. Zit de werknemer in een vangnetregeling? Vraag dan alleen óf dat zo is – niet wélke regeling het precies betreft.
Hoe registreer je de ziekmelding?
Zorg dat de ziekmelding volgens het verzuimprotocol verloopt. Leg de volgende informatie vast:
- De datum van de ziekmelding.
- De reden van afwezigheid, maar houd het algemeen. Noteer geen medische details, ook niet als de werknemer ze uit zichzelf deelt.
- De geschatte duur van het verzuim, als die bekend is.
- Contactgegevens, inclusief het (verpleeg)adres van de werknemer.
Meldplicht bij de arbodienst
Als werkgever ben je verplicht de ziekmelding binnen een week door te geven aan de arbodienst of bedrijfsarts. Zij zijn namelijk de enige die de medische kant mogen beoordelen. Jij bent geen arts en mag dus zelf geen oordeel vellen over iemands gezondheid. Vertrouw je de ziekmelding niet helemaal? Dan kun je een spoedcontrole aanvragen via de arbodienst.
Wat krijg je te horen van de bedrijfsarts?
Vanwege de privacyregels krijg je als werkgever geen medische informatie, maar je ontvangt wel een functionele terugkoppeling. Je hoort of de werknemer inderdaad ziek is, wat hij of zij eventueel nog kan doen, en hoe lang het verzuim waarschijnlijk zal duren. Op basis daarvan kun je binnen je bedrijf passende maatregelen nemen.
Tot slot
Alles wat met de gezondheid van je medewerkers te maken heeft, valt onder strenge privacywetgeving. Houd daar altijd rekening mee, ook als werknemers zelf iets medisch vertellen. Noteer zulke informatie nooit. Voor medische beoordeling, begeleiding en registratie is de bedrijfsarts of arbodienst jouw aangewezen partner.
